Dans une entreprise ou une association, le partage de certaines informations est indispensable. Les progrès technologiques ont permis de réunir dans un seul fichier ou un lot de fichiers toutes les informations que vous voulez partager. Cependant, le plus important est de pouvoir partager ces fichiers avec vos collaborateurs ou employés. Certes, il existe des outils traditionnels qui sont spécialisés. Mais bonne nouvelle ! WordPress intranet de partage de fichiers est une innovation plus avancée qui vous permet de créer facilement votre propre réseau intranet.
Qu’est-ce qu’un intranet de partage de fichiers WordPress ?
L’intranet de partage de fichiers est une plateforme accessible aux acteurs d’une entreprise. Elle leur permet de partager entre eux des informations relatives à la société. Elle est conçue d’une telle manière que seuls les utilisateurs autorisés peuvent y accéder. Si nous allons plus loin, un intranet de partage de fichiers est un réseau informatique privé. Les acteurs d’une société peuvent se connecter à certaines informations grâce à cette plateforme. Il s’agit particulièrement des documents confidentiels, des rapports, des formulaires et des procédures. Notifions que l’intranet de partage de fichiers est ouvert depuis n’importe de navigateur.
WordPress intranet de partage de fichiers ; pourquoi ? La présence de « WordPress » dans l’expression indique que l’espace web est hébergé sur WordPress. Une telle plateforme offre plusieurs avantages aux entreprises qui la possèdent. D’abord, chaque acteur de la société peut facilement accéder à des informations sans consulter un réseau local, ni le serveur central. Ensuite, l’espace informatique intranet permet à une entreprise de stocker et partager aisément certains documents sont le volume est trop élevé. Il s’agit notamment des vidéos, images ou des présentations PowerPoint. Enfin, les intranets offrent une fonctionnalité permettant de sélectionner les collaborateurs qui peuvent voir certaines informations.
Comment créer un WordPress intranet de partage de fichiers ?
Créer un intranet de partage de fichiers dans WordPress est facile. Premièrement, veuillez installer et configurer WordPress sur votre serveur. Vient ensuite l’étape d’installation des plugins nécessaire à votre WordPress intranet de partage de fichiers. Les premiers plugins à ajouter sont ceux de gestion des fichiers. Pour vous assurer que le plugin de gestion des fichiers ajouté est compatible à WordPress, nous vous recommandons WP File Manager. Ce dernier est réputé pour accéder facilement aux fichiers stockés sur WordPress (les supprimer ou en rajouter). WP File Manager est également doté des outils avancés tels que la recherche, le tri et la prise en charge des multiples versions.
Personnalisation de l’apparence de votre WordPress intranet de partage de fichiers
Pour avoir un WordPress intranet de partage de fichiers intuitif, il est important de personnaliser son apparence et son style. Pour y parvenir, WordPress vous propose une variété de thèmes. Gratuits ou payants, ces thèmes vont offrir à votre intranet de partage de fichiers une apparence professionnelle et optimisée. Toutefois, vous pouvez opter pour d’autres thèmes avec une apparence plus optimisée. Néanmoins, notez que ces derniers peuvent exiger des configurations ou des plugins supplémentaires pour bien fonctionner.
Gestion des utilisateurs et des autorisations d’accès
Afin de gérer les utilisateurs et les autorisations d’accès à votre WordPress intranet de partage de fichiers, il s’impose d’installer un plugin spécialisé. À cet effet, nous vous conseillons d’utiliser le plugin WP User Groups. Ce dernier vous permet de créer des groupes d’utilisateurs et d’accorder à vos employés de différents niveaux d’accès. Le comble est que chaque collaborateur peut se voir attribuer un rôle bien déterminé dans leur hiérarchie.
Quelques outils et astuces pour améliorer votre intranet de partage de fichiers
Dès lors que votre WordPress intranet de partage de fichiers est configuré, vous pouvez utiliser certains outils et astuces pour optimiser sa fonctionnalité. Ainsi, pensez à intégrer à votre plateforme une messagerie et un calendrier. Si la messagerie permet aux employés de communiquer entre eux, le calendrier permet de programmer le partage de fichiers. Particulièrement, intégrer une messagerie à son intranet est très recommandé. Elle est utile lorsque vos collaborateurs organisent des réunions ou des discussions d’échange de documents.
Utilisation de boîtes de stockage en Cloud
L’utilisation des boîtes de stockage en cloud est une bonne astuce pour avoir vos fichiers à portée de mains. Ainsi, nous vous conseillons d’intégrer à votre intranet des boîtes de stockage telles que Google Drive et Dropbox. Vos collaborateurs pourront ainsi aux fichiers stockés à partir de leur navigateur web. Ce ne veut pas dire que vous ne pourrez plus avoir des documents confidentiels ; bien au contraire.
Utilisation de formulaires de demande de fichiers
Par ailleurs, vous pouvez intégrer un formulaire de demande d’accès aux fichiers. Autant pour que vous puissiez contrôler l’accès de chaque membre. Ce serait pratique lorsque vos employés auront besoin d’accéder à certains documents ou certaines informations qui ne sont pas sous leur accès. WordPress intranet de partage de fichiers participe efficacement au développement de votre entreprise.
